دفتر كار مجازي اصطلاحي جديد در دنياي كسب و كار نيست و سالهاست كه در كشورهاي مختلف اين امكان وجود دارد. دفتر كار مجازي يه سرويس ويژه است كه كمك مي كند همان كسب و كار شما، به صورت مجازي با هزينه هايي بسيار كمتر و حتي بدون نياز به اجاره دفتر برقرار باشد.

اوج استقبال و كارايي دفتر كار مجازي را مي توان اواخر سال ۹۸ و سال ۹۹ در ايران دانست كه تقريباً تمامي كسب و كارها دوركاري و فضاي كاري خارج از شركت را تجربه كردند و خلاهايي را در اين زمينه به شدت احساس كردند. براي آشنايي بيشتر با دفتر كار مجازي و امكانات آن، تا انتهاي اين بلاگ همراه ما باشيد.

دفتر كار مجازي چيست؟

دفتر كار مجازي سرويسي است كه كارمندان و صاحبان مشاغل را قادر ميسازد از راه دور با ابزارهايي كه ارتباط ابري را ميسر مي كنند،كار كنند. همچنين سازمان ها را قادر مي سازد بدون نياز به پرداخت اجاره براي يك فضاي واقعي، نيازهاي خود را به صورت مجازي مرتفع كنند.

يك دفتر مجازي اين امكان را براي كسب و كارها فراهم مي كند تا بسياري از مزاياي يك دفتر فيزيكي را داشته باشند، اما فاقد هرگونه فضاي واقعي و ميز تحرير باشند. اين ايده از صنعت Executive Suite ناشي شد و در سال 1994 توسط رالف گرگوري هنگامي كه وي دفتر مناسبي را به نام “دفتر مجازي ، Inc” تأسيس كرد ، آغاز شد.

يكي از جذابيت هاي اصلي دفتر كار مجازي ، انعطاف پذيري است كه براي كارمندان و فريلنسرها براي كار در دفتر، خانه، راه دور و يا حتي در حال حركت از طريق دستگاه تلفن همراه ارائه مي دهد. يك شركت مي تواند به مشتريان و كارمندان خود يك تلفن ثابت ابري با دسترسي به امكاناتي از قبيل تلفن گويا، فكس اينترنتي، صندوق پستي صوتي، دريافت همزمان تماس و گزارشات دقيق تماس ها كه در بستر وب مديريت و ساماندهي مي شود ارائه دهد.

استفاده كنندگان از دفتر كار مجازي نيازي به خريد تلفن هاي سانترال و سيم كشي و تجهيزات مربوط به آن ندارند و پشتيباني ۲۴ ساعته شامل حال آنها مي شود.

چه كساني بهتر است از دفتر كار مجازي استفاده كنند؟

دفتر كار مجازي تنها براي مجازي كردن كسب و كارها نيست كه مفيد است. تقريباً تمامي كسب و كارهايي كه با خدمات پاسخگويي به مشتريان همراه هستند، لزوم استفاده از امكاناتي مانند تلفن گويا، داخلي هاي متعدد و صف هاي تماس در صورت عدم پاسخگويي را احساس مي‌كنند و اغلب براي دسترسي به اين نياز به سراغ تلفن هاي voip (ويپ) يا سانترال مي روند.

استفاده از دفتر كار مجازي كمك مي كند زمان مورد نياز براي پياده سازي تجهيزات، آموزش و پشتيباني اين سرويس فيزيكي را برعهده كساني بگذاريد كه در اين زمينه تخصص دارند و مشكلات را بسيار سريعتر و بهتر از شما حل مي‌كنند، و در عوض چيزي را به دست بياوريد كه هميشه خواسته اصلي صاحبين كسب و كار است ” هزينه كمتر با بازدهي بيشتر”
يك تلفن ثابت با كد تهران مي تواند به افزودن اعتبار يك كسب و كار مثل استارتاپ ها و فريلنسرها كمك كند و باعث جذب موفقيت آميزتر مشتري شود.

به صورت كلي ميتوان گفت دفتر كار مجازي براي اين گروه از افراد قابل استفاده است:

• استارتاپ‌ها
• مشاوران در حوزه‌هاي مختلف
• فريلنسرها
• عرضه‌كنندگان خدمات آنلاين
• خرده‌فروشان اينترنتي
• شركت‌هايي با فعاليت در شهرستان ها
• شركت هاي دوركار
• شركت هاي بزرگ با شعب متعدد

اصلي ترين امكانات دفتر كار مجازي چيست؟

اصلي‌ترين ابزار كاربردي در دفتر كار مجازي را ميتوان سرويس تماس ابري ناميد. به كمك اين سرويس تمامي تماس ها در بستر ابر (cloud) برقرار مي شوند و نيازي به خطوط مخابراتي و محدود شدن به مناطق مخابراتي وجود ندارد.

اين تماس ها كه از آن به عنوان تماس مجازي نيز ياد مي شود، مزاياي زيادي دارند كه يكي از آنها را ميتوان به صفر رسيدن تماس هاي از دست رفته دانست. در اين حالت حتي اگر تماسي از دست برود، با گزارشات كاملي كه از آن وجود دارد، امكان پيگيري آن به سادگي ميسر ميشود. از ديگر مزاياي دفتر كار مجازي ميتوان به موارد زير اشاره كرد:

• تلفن گويا (IVR) اينترنتي
• ارسال و دريافت فكس اينترنتي
• تماس ورودي و خروجي بر بستر ابر
• دريافت تماس هاي همزمان
• صندوق پستي صوتي
• ارائه گزارشات دقيق

خط تلفن مجازي يا همان خط ثابت ابري چيست؟

به خطوطي كه از طريق آن تماس ابري برقرار مي شود، خطوط ثابت ابري مي گويند. اين خطوط همانطور كه گفته شد محدوديت مخابراتي ندارند، نياز به تجهيزات سخت افزاري ندارند. از اين خطوط با نام هاي شماره تلفن ويپ (VoIP)، خط تلفن اينترنتي، خط تلفن ابري و شماره تلفن مجازي ياد مي شود.

از ديگر مزاياي اين خطوط امكان استفاده از خط ثابت تهران براي كسب و كارهايي است كه شهرستانهاي كوچك و اطراف تهران فعاليت مي‌كنند و مخاطب هدف آنها در تهران حضور دارند و مي خواهند از اين طريق حرفه اي شدن را زودتر آغاز كنند.

فراموش نكنيد كه دفتر كار مجازي تنها با ارائه سرويس تماس ابري نيست كه كاربردي شده است، امكانات پيشرفته آن مانند دريافت همزمان تماس كه از پشت خط ماندن كاربران و از دست رفتن آنها جلوگيري مي كند، از امكاناتي است كه يك خط ثابت مخابراتي از آن بهره مند نيست و براي بهره مندي از آن به صورت سنتي، نياز به تجهيزات سخت افزاري، هزينه بالا، آموزش هاي لازم همراه با پيچيدگي هاي آن است.

دايورت تماس هوشمند يكي از امكانات پر كاربرد دفتر كار مجازي

قابليتي مانند دايورت تماس خود به تنهايي مي تواند يكي از امكانات پر سود براي يك مجموعه باشد. نبايد اين طور تصور كرد كه تنها كسب و كارهاي كوچك به سرويس دفتر كار مجازي نياز دارند، كسب و كارهاي بزرگ با تعداد مشتريان بالا و عملاً هزينه‌هاي بسيار بالا براي جذب مشتريان، بسيار مهم است كه حتي يك مشتري خود را از دست ندهند و بتوانند سرويس دهي خوبي داشته باشند.

در مجموعه هاي بزرگ هميشه اين اين نگراني وجود دارد كه به مشتريان به صورت كامل سرويس دهي انجام نشود كه با استفاده از دفتر كار مجازي اين نگراني به طور كامل مرتفع خواهد شد.

اگر هنوز دفتر كار نداريد و در حال مديريت بودجه كسب و كارتان هستيد، همين حالا از تلفن ثابت ابري براي اعتبار كسب و كارتان استفاده كنيد.

استفاده از دفتر كار مجازي تا چند سال آينده به عنوان يكي از ضروري ترين انتخاب هاي كسب و كارها شناخته خواهد شد، چه بهتر كه هر چه زودتر از اين خدمات براي منعطف كردن كسب و كار خود استفاده كنيد.